Conditions générales

Agence Symbol S.à r.l., Châtel-St-Denis.
Domaines de compétence de l’agence: graphisme, communication, marketing, webdesign, événementiel.

Application des conditions générales: nos conditions générales sont applicables, sous réserve d’autres
dispositions écrites.

Offres et commandes

Offres

A défaut d’indications contraires, les calculs de prix des offres se fondent sur des données et des documents complets, ainsi que sur des indications absolument claires et ne pouvant induire de malentendus concernant le contenu, la forme et les dimensions de l’ouvrage. Ces indications lient les deux parties. Les offres formulées sur la base de données imprécises, ou en l’absence de documents, ne peuvent avoir qu’un caractère indicatif et n’engagent pas Agence Symbol. Les offres sont valables trois mois; passé ce délai l’agence perd toute obligation de respecter les prix indiqués.
L’offre forfaitaire est basée sur un cadre de mandat conforme aux règles habituelles de la profession; le client doit notamment se plier à certaines exigences telles que :

  • remise d’un briefing ou d’instructions claires (de préférence par écrit)
  • remise de textes corrigés, au format Word (rédaction devisée à part)
  • remise de photographies dans le format informatique nécessaire (en cmjn pour des documents imprimés à réaliser en quadrichromie, ou en noir/blanc pour des documents à produire en une couleur, en rvb (jpg, tif) pour des documents diffusés électroniquement. La remise par le client de photographies “prétexte”, à remplacer par des photographies définitives entraîne un travail supplémentaire qui sera facturé au tarif horaire, en sus du devis.
  • remise de logotypes au format Illustrator eps vectorisé (en quadrichromie ou en noir/blanc selon l’usage prévu).
  • transmission des corrections en une seule étape, après présentation du projet de la part de l’agence.
  • contrôle précis du contenu et signature de la maquette finale présentée par l’agence (« bon à tirer »), en vue de la production.

 Commandes orales sans offre préalable

Les travaux commandés oralement ou par écrit sans offre préalable sont facturés au tarif horaire de CHF 145.– selon le temps de réalisation effectué, plus les éventuels frais de matériel (sur demande, la fiche de travail détaillant nos prestations et leur durée peut être transmise en tout temps).

Travaux des tiers

Les travaux des tiers ne sont pas inclus dans l’offre de l’agence. Les travaux s’avérant nécessaires pour l’exécution idéale d’un mandat peuvent être commandés par l’agence au nom du client (traductions, prises de vue et droits photo, digitalisation de photographies, détourage ou correction chromatique d’images, épreuves couleur, impression, manutention, indexation de site Internet auprès des moteurs de recherche, etc.). Sur demande, l’agence demande aux tiers fournisseurs des offres comparatives et les transmet au client pour information et commande. Le cas échéant, le client signe l’offre retenue et la retourne à l’agence qui la transmet au fournisseur.

Frais supplémentaires

A) Les frais supplémentaires occasionnés par le client ou un mandataire intermédiaire par rapport à l’offre (mise au net ou retouches des documents et manuscrits reçus, travail supplémentaire sur des supports de données fournis, réalisation d’illustrations, corrections d’erreurs dans les documents remis, remplacement d’images “prétexte” par des images définitives reçues ultérieurement) seront facturés en supplément au tarif horaire de CHF 145.- selon le temps de réalisation effectué, plus les éventuels frais de matériel (sur demande, la fiche de travail détaillant nos prestations et leur durée peut être transmise en tout temps).

B) Modification de la commande: tout changement intervenant après une commande ferme (orale ou écrite) entraîne un coût supplémentaire. Agence Symbol se réserve le droit de facturer le travail déjà réalisé devenu inutilisable, ainsi que tous les frais administratifs en découlant. Cela concerne entre autres :

  • nombre de pages
  • illustrations non prévues
  • versions linguistiques supplémentaires
  • changement du format du document
  • corrections autres que celles indiquées lors de la demande d’offre

Contrat de conception

Agence Symbol s’engage à réaliser le mandat (graphisme, communication, marketing, webdesign) selon le briefing précis du client et l’offre fournie. Le client s’engage à fournir le matériel nécessaire à l’exécution du mandat (textes saisis informatiquement ou rédaction devisée en sus, images digitalisées au bon format et à la bonne définition, traductions complètes et conformes, logotypes en eps Illustrator, etc.), sinon ce dernier fait l’objet de coûts supplémentaires. En cas de commande orale, les deux parties doivent s’assurer que les informations ont été clairement comprises et que tous les points ont été définis, dans le cas contraire et en l’absence d’informations complémentaires de la part du client, l’agence procédera à l’exécution du mandat dans le respect des règles de sa profession et selon l’intérêt du client. Sauf convention contraire, l’agence fournit au client un document « prêt à la production » et n’est pas tenue de fournir les données source ayant servi à le réaliser (on entend par données source le matériel/fichier informatique de préparation de base, relevant du savoir-faire de l’agence, et faisant l’objet de la loi sur la protection intellectuelle).

Prix

Les prix proposés ou confirmés sont en francs suisses et, à défaut d’autre convention, s’entendent nets, TVA en sus. Les prix s’entendent sous réserve d’un renchérissement dû à des motifs justifiés, extérieurs et indépendants de la volonté de l’agence (par ex. nouvelles dispositions légales, etc.).

Réalisation et contrôle

Délais de livraison

Les délais de livraison fermes n’engagent Agence Symbol que si les documents nécessaires (textes et illustrations, manuscrits ou supports de données, bons à tirer, etc.) lui parviennent dans les délais fixés. L’agence n’est pas tenue par les délais de livraison convenus si le « bon à tirer » ne lui est pas remis dans les plus brefs délais. Si les délais sont dépassés pour une raison indépendante de la volonté de l’agence (par exemple retards des tiers fournisseurs, cas de force majeure), le client ne peut pas annuler sa commande ni rendre l’agence responsable des dommages pouvant résulter de ce dépassement. En cas de dépassement des délais, engendrant une perte économique pour le client, l’agence est responsable dans la limite de la valeur de son travail, pour autant qu’il existe une confirmation écrite des délais.

Refus de prendre livraison

Si le client ne prend pas livraison du mandat, l’agence est en droit de le facturer après en avoir averti le client; elle le conserve en archives aux frais et aux risques du client.

Droits d’auteur et propriété des données

Les droits d’auteur pour des prestations de création ou de disposition sont déterminés conformément aux prescriptions légales. Dans le cas d’un logotype, d’une illustration, des données source d’un site Internet ou d’un concept publicitaire ou de marketing, Agence Symbol transmet au client son droit d’auteur lorsque ce dernier a réglé la facture selon les présentes conditions générales. Dès lors le client peut disposer librement de l’objet en vue de sa reproduction sans altérations. Le matériel fourni (par exemple les documents prêts pour l’impression) peut être exploité par le client en tout temps, sans modification (ex.: pour une réimpression ou pour les besoins internes de l’entreprise). L’agence conserve toutefois le matériel et les données source relevant de son savoir-faire; ces documents ne seront pas transmis à des tierces personnes, sauf accord explicite; cela pour éviter tout usage inapproprié et l’usurpation du droit sur la propriété intellectuelle.

Droits de reproduction

L’usage et la modification de tous les documents, textes, photographies, illustrations, modèles, pages Internet et autres, remis à Agence Symbol par le client, ne sont faites que si ce dernier est titulaire ou a acquis au préalable les droits de reproduction nécessaires (l’agence considère cela présumé). Cette clause est également valable pour les données archivées qui sont réutilisées sur demande du client ou d’un mandataire de celui-ci.

Corrections d’auteur

Les corrections d’auteur (modifications ultérieures du texte, des illustrations, de la mise en pages, etc.) demandées après la première maquette et les autres corrections dès la deuxième maquette sont facturées en supplément selon le temps effectué, au prix de CHF 145.- l’heure (voir aussi « Frais supplémentaires »).

Tolérances usuelles

Le client exprime ses préférences en matière de couleurs et de matériaux lors de la remise de la commande; l’agence tient compte de ces préférences lors d’une création dans la mesure des possibilités techniques, et propose éventuellement d’autres choix si des raisons d’esthétique les favorisent. Les maquettes finales présentées par l’agence au client, telles les maquettes de brochures, ne seront pas à considérer comme un modèle fidèle pour le rendu d’impression, ou comme matériaux définitifs (papier, carton ou autre). Les choix définitifs des couleurs et des matières sont réalisés par l’agence, au plus près de la maquette présentée, au plus tard lors de la préparation des documents pour la production (photolithographie, impression, etc.).
Toutes les tolérances imposées à Agence Symbol par ses fournisseurs sont également applicables à ses clients (par exemple tolérances usuelles dans la branche de l’imprimerie en matière d’exécution et de matériel, notamment en ce qui concerne la quantité livrée, la précision de coupe, la fidélité de reproduction, les teintes et la qualité des supports d’impression tels les papiers, cartons, etc.).

Matériel fourni

Lorsque le client commande un mandat avec « matériel fourni » (logo, photographies, textes et traductions, etc.), celui-ci est tenu de fournir à l’agence le matériel nécessaire à l’exécution de la commande et prêt à l’usage (ex : logo original en EPS Illustrator vectorisé; photographies digitalisées en CMJN pour une impression en quadrichromie, et non pas en format de base RVB nécessitant une conversion). Tout matériel fourni par le client pour l’exécution de sa commande doit être livré à Agence Symbol. L’entreposage du matériel se fait aux risques du client. Le matériel informatique contenant des erreurs ou qui est incomplet n’engage pas la responsabilité de l’agence si celle-ci a dû reprendre les fichiers tels quels.

Livraison

L’agence livre au client ou au tiers chargé de la production le matériel prêt pour la production, cela au mieux selon la nature du mandat (par exemple un fichier informatique par e-mail/FTP, une page web en codage html sur une adresse Internet). Voir aussi “Facturation” au sujet des frais d’envoi.

Réclamations

Les travaux réalisés par Agence Symbol devront être contrôlés à la réception du produit fini. Toutes les réclamations concernant la qualité doivent être faites dans les huit jours après réception de la marchandise, faute de quoi la livraison est considérée comme acceptée. En cas de réclamation justifiée, les mesures de réparation seront prises dans un délai approprié, mais ne peuvent en aucun cas excéder la valeur de l’offre ou du travail réalisé par l’agence.

Limitation de la responsabilité de l’agence

Les manuscrits, supports de données électroniques, films, photolithos, originaux, photographies, objets fournis, etc. seront traités avec les soins d’usage et rendus au client à la fin du mandat. Tous les autres risques doivent être assurés, respectivement supportés par le client. Données électroniques et reprise de données Agence Symbol n’assume pas la responsabilité pour la perte de données des fichiers qui lui ont été livrés en vue d’être travaillés. Il est notamment conseillé de conserver une copie. La responsabilité de l’agence se limite aux erreurs commises par elle, résultant d’une négligence grave.

Traductions

Les traductions sont fournies par le client ou devisées séparément. L’agence ne peut être tenue pour responsable des caractéristiques de langage, de grammaire et de syntaxe des textes traduits fournis par le client.

Documents de contrôle et d’examen

Le client est tenu de contrôler soigneusement les documents de contrôle et d’examen (épreuves couleur, copies, données, etc.). Il signale à Agence Symbol les erreurs, puis les retourne avec le « bon à tirer » dans les délais convenus. L’agence pour sa part vérifie soigneusement les documents à produire mais n’est pas responsable des erreurs non signalées par le client. Les corrections et modifications demandées par téléphone doivent être confirmées par le donneur d’ordre, dans un délai de vingt-quatre heures et par écrit, sans quoi la responsabilité de l’agence est dégagée. Dans le cas où il est convenu de ne pas présenter des documents de contrôle et d’examen ou si le donneur d’ordre demande directement les fichiers informatiques sans documents de contrôle visés par le client, ce dernier supporte l’entier des risques. La responsabilité d’Agence Symbol se limite à des erreurs ou des omissions graves dans l’exécution du mandat.

Conservation et archivage des documents de travail

Agence Symbol conserve à bien plaire les fichiers des travaux commandés et facture un forfait pour cette prestation. Sur commande expresse du client, l’agence conserve les archives durant la plus longue période possible (durée de vie du matériel gravé). L’archivage intervient aux frais et aux risques du client. L’agence n’assume aucune responsabilité en cas de perte de données ou détérioration des données, respectivement des documents de travail.

Facturation

Conditions de paiement

Le paiement doit être effectué dans les trente jours suivant la date de la facture, sans aucun escompte. La marchandise livrée (fichiers informatiques, illustrations, idées/concepts, maquettes, etc.) reste propriété de l’agence jusqu’au paiement complet de la facture.

L’agence facture des honoraires forfaitaires sur chaque commande, couvrant les frais administratifs et de matériel, d’une valeur d’environ 10% sur les travaux de graphisme. L’agence facture également un montant forfaitaire pour les frais de gravure de DVD (CHF 15.-) , d’envoi de fichiers par e-mail (CHF 15.-) ou par FTP/Internet (CHF 50.-) ainsi que pour l’archivage (CHF 15.-/25.-/50.-).

Pour toute commande exigeant une immobilisation de fonds, comme l’exécution de travaux dépassant une durée de deux mois, l’agence peut établir une facture partielle pour le travail déjà réalisé. En cas de doutes sur la solvabilité du client, Agence Symbol est en droit d’exiger des garanties de paiement, même après l’acceptation de la commande. A défaut de ces garanties, elle peut interrompre l’exécution de la commande.
Les coûts échus deviennent immédiatement exigibles.

Litige

Droit applicable et for

En cas de difficultés dans l’exécution et l’interprétation du présent contrat, les parties conviennent de soumettre leur litige à la connaissance des autorités judiciaires du district de la Sarine à Fribourg. Elles reconnaissent que leur attention a été particulièrement attirée sur ce point.

Reconnaissance

Une commande, la signature d’un « bon à tirer » (bàt) ou le paiement de la facture implique la reconnaissance par le client des présentes conditions générales.

Sites internet

Charte graphique – webdesign

Agence Symbol vous propose le développement de sites web à l’image de votre entreprise, de son identité et en tenant compte de ses spécificités. Le travail de réflexion de nos graphistes expérimentés a pour but d’améliorer et de dynamiser votre image sur internet.

Une charte graphique fixe les règles de la mise en page et définit l’aspect graphique de votre futur site web. Celle-ci est la base d’une esthétique cohérente et adaptée en adéquation avec votre stratégie de communication web. Le terme générique de « web design » s’applique pour structurer les éléments visuels d’un site internet. Ce travail recouvre en fait plusieurs nécessités :

  • Identité visuelle : le renforcement et la valorisation de l’image de votre entreprise ou collectivité.
  • Ergonomie : le souci d’une navigation simple et intuitive qui facilite l’accès à l’information.
  • Mise en page : la présentation hiérarchisée et structurée du contenu, la mise en valeur de l’information.
  • Prestations – développement du site

Nos prestations en matière de programmation s’étendent, selon vos besoins, aux éléments suivants :

  • Charte graphique : recherche et définition de la ligne graphique.
  • Définition de la structure et de l’arborescence.
  • Développement de solutions statiques responsive (programmation en langage html) – avec maintenance et mises à jour du site par nos soins.
  • Mise en place d’outils dynamiques (CMS Content Management System) qui vous permettent, après une rapide formation, de maîtriser vous-même certaine pages de votre site web en ayant le contrôle de son contenu et de son organisation. Cela ne requiert aucune connaissance technique et se fait à l’aide d’une simple connexion internet et d’un navigateur.

Nous pouvons également procéder à un relookage ou à une refonte de votre site web existant, le faire évoluer ou s’occuper de sa maintenance. Nous pouvons nous charger et vous recommander des solutions d’hébergement fiables et bon marché et s’occuper de la réservation de votre nom de domaine. Nous vous offrons des formations adaptées aux outils et applications mises en place dans le cadre de votre projet afin de vous garantir une bonne utilisation. Nous restons volontiers à votre écoute en cas de questions.

Référencement standard

Le référencement de base (indexation) concerne le placement de mots-clés (metatags), titres de page et soumission de sitemap afin que le référencement Google soit optimisé.

Nous procédons ensuite à l’inscription de votre site auprès du principal moteur de recherche Google.

Le référencement est une prestation à part entière ; c’est une maîtrise des techniques de positionnement de votre site web que seul un professionnel expérimenté peut mener à bien. Notre référencement standard et l’inscription de votre site auprès du moteur Google ne vous garantit pas de figurer en tête de liste lors d’une recherche ciblée.

Toute autre intervention souhaitée visant à optimiser le classement du site sera facturée au tarif horaire (choix des titres de pages, textes explicites selon les mots-clés ciblés, etc.) Le nombre d’heures de travail est proportionnel aux performances souhaitées.

Matériel

Au moment de la commande, le matériel (sources textes et photos, cahier des charges, etc.) sera fourni par le client. Le mandat ne peut débuter sans cela.

Cahier des charges

Pour aller à l’essentiel, un cahier des charges Web doit définir les spécifications de base du projet et son périmètre. Il doit contenir au minimum :

  • Présentation du projet
  • Objectifs principaux
  • Publics cibles (des internautes)
  • Publics utilisateurs (administrateurs, rédacteurs, partenaires contributeurs…)
  • Cadre technique (possibilités, ressources, contraintes, fréquence des mises à jour, langues…)
  • Le choix des technologies pour la création de l’application (site statique ou dynamique)
  • Budget
  • Planning
  • Le cahier des charges fourni à l’agence doit être concis, bref, très factuel, lu et validé par tous les intéressés, complété dès que le besoin s’en fait sentir, avant que le travail de programmation ne commence. Les modifications structurelles ou de contenu demandées après la réalisation de la programmation (et donc après validation des pages types et envoi du contenu) seront considérées comme corrections d’auteur.

La définition du contenu dépend du type de site web que vous avez l’intention de créer et surtout des objectifs définis préalablement au niveau de l’analyse de vos besoins. Cette étape anticipe la conception technique, graphique et éditoriale de votre site web. Elle est préfigurée dans le cahier des charges et prévoit tous les éléments que contient le site. Chaque élément est une information qui va identifier votre société et ses services pour les visiteurs potentiels. Il s’agit ici de concevoir l’environnement intérieur de votre application web.

Une fois les éléments déterminés dans leur totalité, nous allons chercher l’équilibre optimal pour les mettre en ordre dans le but d’établir le contenu cohérent et complet de votre site web. Nous allons élaborer la structure du contenu du site ainsi que son arborescence pour le rendre accessible et visible pour les internautes. Après rencontre et conseil si nécessaire, nous pouvons établir une offre/devis sur la base de ces informations en notre possession et y juger de la complexité du projet afin d’être en mesure de proposer l’offre la mieux adaptée en termes de coûts et de délai.

Retard

Lorsque le client ne transmet pas dans les délais convenus les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la prestation (sources textes et photos, cahier des charges, etc.), ce fait a pour conséquence directe de retarder la réalisation et donc la livraison de la prestation définie dans l’offre et le planning initial.

Facturation

Les conditions générales de facturation sont également applicables pour la facturation de sites web. Des acomptes peuvent vous être demandés au cas où le développement du site s’étalerait sur une période supérieure à trois mois. Tout dépassement et développement ou adaptations supplémentaires sortant du périmètre du projet défini dans notre offre sera facturé au tarif horaire en vigueur.

Agence Symbol, août 2016